結論から！ホテル・結婚式場が「まず自動化すべき」5つの業務

「人手不足で現場が回らない」「スタッフが事務作業に追われて接客できない」──ホテルや結婚式場の現場では、こうした課題が深刻化しています。

業務の自動化（オートメーション）は有効な解決策ですが、「どこから手をつければいいのかわからない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。

結論からお伝えします。ホテル・結婚式場が最初に自動化すべき業務は、以下の5つです。いずれも毎日発生し手順が定型化されており、ミスによる影響が大きく、既存ツールで実現しやすい業務です。これらを優先的に自動化することで、人手不足の中でもスタッフの負担軽減とサービス品質向上を両立できます。

まず自動化すべき5つの業務

1. 問い合わせ対応の自動返信・振り分け

予約問い合わせや資料請求への即時対応です。電話・メール・Webフォームなど多チャネルの問い合わせを自動返信し、内容に応じて担当部署へ振り分けます。これにより顧客の待ち時間短縮とスタッフの対応漏れ防止が期待できます。

2. 見積書・提案書・契約書類の自動作成

見積書や契約書の生成～送付フローを自動化します。手入力や紙対応の多い婚礼見積・宴会提案書・宿泊プラン提案などをテンプレート化し、入力データからワンクリックで書類作成・送信できるようにします。これにより事務時間を大幅短縮でき（例：契約処理2時間→15分）、顧客へのスピーディーな対応につながります。

3. 館内オペレーション指示（清掃・設営・メンテナンス）の自動配信

清掃依頼や設備メンテ作業の指示出しと進捗管理を自動化します。宿泊チェックアウトや宴席終了をトリガーに清掃タスクを発行し、完了報告があれば関係システムに自動記録・通知します。ヒューマンエラーを防ぎ業務滞りをなくす効果が期待でき、例えば清掃完了を検知して即フロントの客室ステータスを更新することで滞在客の待ち時間を減らせます。

4. 請求・入金消込・督促の自動化

請求書発行から入金確認、督促連絡までの経理処理を自動化します。予約管理システムや婚礼管理システムの売上データから請求書を生成・送付し、銀行入金データと照合して自動消込、不足があればリマインドメール送信まで行います。金額ミスの防止とキャッシュフローの安定に寄与し、担当者は例外対応や顧客フォローに注力できます。

5. 日報・月報など業務レポートの自動集計

部門横断で発生する業績・予約状況レポートの集計と共有を自動化します。複数システムからのデータ収集・Excel集計・メール配信といった定例報告作業を、自動スクリプトやRPAで代行します。これにより毎日の報告作成に費やす時間を削減し、ヒューマンエラーも排除できます。浮いた時間を分析や戦略立案といった本来業務に充てることで、組織の意思決定スピードも向上します。

以上の5業務はホテル・婚礼施設に共通する定型業務であり、頻度が高く属人化しがちな領域です。例えば、大手婚礼企業テイクアンドギヴ・ニーズでは問い合わせデータの転記作業をRPAで代替し、スタッフ4人分の入力業務を削減して顧客への初動対応を迅速化することに成功しています。まずはこれら効果の分かりやすい業務から自動化に着手し、小さな成功体験を積むことで、現場の理解とDX推進の弾みをつけることが重要です。

業務自動化の進め方：5つのステップ

業務自動化プロジェクトは、以下のステップで段階的に進めます。各段階ごとに成果物（アウトプット）を明確に定義し、関係者間で共有することが成功のポイントです。

Step 1: 業務の棚卸し・対象選定

まず社内の業務を洗い出し、どの業務を自動化すべきか優先順位付けします。各部署の日常業務をヒアリングし、業務一覧表（業務名・頻度・所要時間・担当者・問題点などを整理）を作成します。

次に、自動化適性の高い業務を選定します。基準は「頻度が高い」「手順が明確」「繰り返し作業が多い」「ミス時の影響大」等です。選定結果として、例えば上記で挙げたような問い合わせ対応や清掃指示など10～15件の候補リストができます。

Step 2: 業務フローの標準化・要件定義

選定した業務について、現状フローをあるべき姿に再構築します。無駄な手順がないか見直し、ルールの標準化を図ります。例えば問い合わせ対応なら対応テンプレート整備、清掃指示ならチェックリスト化、といった具合です。

成果物として新業務フロー図（To-Beフロー）を描き、どの処理を人が行いどこからをシステム化するか明確にします。またセキュリティ・権限の設計もこの段階で検討します。

Step 3: ツール選定・試験的導入（PoC）

要件を満たすソリューションを調査し、適切なツールを選びます。例えば既存のGoogle Workspace上で完結するならGAS、複数クラウド間連携ならZapier/Make、画面操作の自動化が主ならRPA、問い合わせ対応ならチャットボット…といった具合です。

ツールが決まったら、小規模で概念実証(Proof of Concept)を行います。例えば1支店だけでRPAシナリオを試作運用する、特定スタッフだけでチャットボットをテスト利用する、など限定された範囲でパイロット導入します。

Step 4: 本番導入・効果測定

PoCで得られた知見を反映し、シナリオや設定を調整した上で全体展開します。自動化ワークフローを本番環境にデプロイし、現場全員が利用開始します。

運用が安定してきたら、KPIデータを収集して効果測定を行います。例えば「1件あたり対応時間が○分短縮」「月次レポート作成工数が○時間→○時間に減少」「顧客からのクレーム件数が○件減少」といった定量効果をまとめます。

Step 5: 運用・保守体制構築と展開拡大

安定稼働後は、長期的に持続する運用・保守体制を確立します。担当者の役割分担（システム管理者、現場責任者、保守ベンダーなど）を明確化し、定期点検と改善サイクルを回します。

また、効果検証をもとに自動化対象の拡大計画を策定します。最初の成功を横展開し、他の業務や他部署へ順次広げていきます。

失敗しないための注意点

業務自動化プロジェクトで陥りがちな失敗パターンと、その回避策をご紹介します。

❌ 間違った業務を選定して非効率に

原因：手順が複雑で例外だらけの業務や、人の判断が不可欠な業務まで無理に自動化しようとしたケースです。

回避策：対象業務選びは慎重に。まずはルールが明確で繰り返しが多い業務に絞ります。「これは本当に機械で処理できるか？」を現場と検討し、疑問があるものは後回しにします。

❌ 一度に詰め込みすぎて現場混乱

原因：スモールスタートを無視し、広範囲の業務を一斉に自動化導入したため、現場が新システム対応に追われたり、不具合が生じた際に業務全体がストップしてしまったケースです。

回避策：段階的導入とパイロット運用を徹底します。まずは一部部署・一部機能でテスト導入し、問題点を洗い出してから全体展開します。

❌ 自動化に任せきりで異常を見落とし

原因：ロボットやスクリプトがちゃんと動いているかの監視体制を怠り、いつの間にか停止・エラーになっていたのに誰も気づかず業務に穴が空いた、というケースです。

回避策：モニタリングとアラート仕組みを用意します。自動化ツールの実行ログやエラーログを毎日チェックする担当者を決めます。可能ならエラー時に通知が飛ぶよう設定します。

実際の導入事例

事例1: 老舗結婚式場・八芳園のDX

老舗結婚式場の八芳園では、電子契約とRPA活用で契約書送信を自動化し、従来2時間かかっていた契約業務を15分に短縮しました。スタッフが次の顧客準備や休憩に充てられるようになり、働き方改善と顧客評価向上の両方を実現しています。

事例2: 大手婚礼企業T&Gニーズ

結婚式場大手のテイクアンドギヴ・ニーズでは、会場見学申込データの基幹システム転記をRPA代行することで、スタッフ4名の入力作業を削減。顧客への迅速アプローチが可能になりました。

まずは「小さく」始めよう

いきなり全てを自動化する必要はありません。まずは「問い合わせ対応の自動返信」だけ、あるいは「日報作成の自動化」だけといったように、効果が分かりやすく着手しやすい部分からスモールスタートすることが成功の秘訣です。

例えば、Web問い合わせフォーム送信時の自動サンクスメールや、代表問い合わせアドレス宛メールへの自動返信を設定するだけでも効果があります。内容は「お問い合わせを受け付けました／通常○時間以内に回答します」程度でも構いません。

小さな成功体験を積み重ねることで、現場の理解が得られ、最終的には全社的なDX推進へとつながっていきます。

まとめ

人手不足の時代、自動化はもはや選択肢ではなく必須の取り組みです。まずは今回ご紹介した5つの業務の中から、自社のボトルネックになっている部分を見直し、自動化の一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。

最初の業務選定と小規模PoCが鍵です。最初に選んだ業務で成功体験を得られれば、現場の協力も得やすくなり、その後のDX推進がスムーズになります。